INFOBAUSTEIN: BUCHFÜHRUNG UND BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE KENNZAHLEN

Aussagekräftige Buchführung als Fundament

Wenn das Fundament instabil ist, können darauf errichtete Gebäude leicht kippen. Ähnlich verhält es sich mit der Buchführung: eine aussagekräftige und aktuelle Buchführung ist die Grundlage für jede betriebswirtschaftliche Analyse und Planung. Auf den ersten Blick diese Aussage selbstverständlich zu erscheinen, in der Praxis zeigt sich jedoch: neu gegründete Unternehmen schenken einer aussagekräftigen Buchführung häufig wenig Aufmerksamkeit. Für die Steuerberaterinnen und -berater stehen oft die Fristen der Steuererklärungen im Vordergrund und nicht die Daten für Analyse und Planung.

Auch für nicht buchführungspflichtige Betriebe gilt: Zwar besteht häufig lediglich die Verpflichtung zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder zu vereinfachten Aufzeichnungen, doch sind vollständige, zeitnahe und systematisch geführte Unterlagen ebenso eine unverzichtbare Grundlage für betriebswirtschaftliche Auswertungen, Investitionsentscheidungen und die Unternehmensentwicklung.

Bevor die betriebswirtschaftliche Situation eines Betriebs analysiert oder die zukünftige Entwicklung geplant werden kann, müssen und die steuerlichen Jahresabschlüsse zunächst aufbereitet und ausgewertet werden . Sinnvoller ist es, von Anfang an ein gutes System aufzubauen. Spätestens Investitionen oder eine anstehende Hofübergabe sind ein guter Anlass, Buchführung und Jahresabschlüsse auf den aktuellen Stand zu bringen.

Folgende Punkte sind beim Start eines Unternehmens zu berücksichtigen:

Auswahl des Wirtschaftsjahres:

Üblich ist in der Landwirtschaft das sogenannte abweichende Geschäftsjahr vom 01.07.- 30.6.. Für gewerbliche Betriebe gilt in der Regel das Kalenderjahr.
Je nach Betriebszweigen im landwirtschaftlichen Betrieb, zum Beispiel bei umfangreichem Gemüsebau, ist das Kalenderjahr als Wirtschaftsjahr steuerlich zulässig und sinnvoll. Dann sind die wesentlichen Aufwendungen im gleichen Wirtschaftsjahr wie die Erträge, sodass es einfacher ist, die wirtschaftliche Situation zu beurteilen - vor allem bei wachsenden Unternehmen oder stark wechselnder Flächennutzungen.

Bei mehreren Unternehmenszweigen, z.B. Landwirtschaft, Direktvermarktung und Energieerzeugung, werden Transparenz und Gesamt-Analyse erleichtert, wenn alle Unternehmen das gleiche Geschäftsjahr haben. Ergänzend kann die Erstellung eines konsolidierten Jahresabschlusses oder einer konsolidierten betriebswirtschaftlichen Auswertung sinnvoll sein, um die wirtschaftliche Entwicklung aller Unternehmensbereiche gemeinsam betrachten und fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Zeitnahe Buchführung:

Buchführung dient nicht nur der Ermittlung steuerlicher Ergebnisse, sondern ist eine wichtige Grundlage für die betriebswirtschaftliche Betrachtung des Unternehmens. Sie ermöglicht es, die wirtschaftliche Entwicklung des Betriebs zu analysieren, Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen und fundierte Entscheidungen für zukünftige Investitionen oder Veränderungen zu treffen. Voraussetzung hierfür ist eine möglichst zeitnahe und vollständige Erfassung aller Geschäftsvorfälle.
Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) sollte daher möglichst monatlich, mindestens quartalsweise erstellt werden. Bereits bei der Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei sollte abgestimmt werden, in welchen Zeitabständen Auswertungen bereitgestellt werden und bis wann die erforderlichen Unterlagen vorliegen müssen. Ziel sollte sein, aussagekräftige Auswertungen bereits einige Wochen nach Ablauf des jeweiligen Monats bzw. Quartals zu erhalten.
Digitale Prozesse können hierbei die Aktualität und Qualität der Buchführung erheblich verbessern. Die Nutzung von E-Rechnungen, digitalen Belegmanagementsystemen sowie die Möglichkeit, der Steuerkanzlei einen lesenden Zugriff auf die betrieblichen Bankkonten einzuräumen, ermöglichen eine deutlich schnellere Verarbeitung der Geschäftsvorfälle. Im Idealfall können Zahlungsvorgänge nahezu unmittelbar nach dem Geldfluss verbucht und ausgewertet werden. Dadurch stehen aktuelle betriebswirtschaftliche Kennzahlen zeitnah für betriebliche Entscheidungen zur Verfügung.

Zu beachten ist, dass in der BWA Bestandsveränderungen, Inventuren sowie Abschreibungen noch nicht oder nur teilweise berücksichtigt sind. Dennoch liefern diese Auswertungen bei vollständiger Erfassung der laufenden Erlöse und Aufwendungen wertvolle Hinweise zur wirtschaftlichen Entwicklung des Betriebs und sind ein wichtiges Instrument für das laufende Controlling.

Regelmäßige Überprüfung, ob Verbuchung richtig erfolgt:

Wenn die Buchführung zeitnah erstellt wird, können Geldberichte und ggfs. die Kontenschreibung (Kontenjournale) durchgeschaut werden, ob alle Buchungen richtig sind. Mit „frischer“ Erinnerung ist das viel einfacher als Jahre später. Wenn zu Beginn alle Buchungen richtig erfolgen, setzt sich dies auch in der Zukunft fort.

Entnahmen und Einlagen prüfen und analysieren:

Im Jahresabschluss von Einzelunternehmen und GbRs werden auch private Entnahmen und Einlagen ausgewiesen. Da diese steuerlich nicht relevant sind (außer Versicherungen und Altenteil als abzugsfähiger Sonderaufwand), werden sie oft weniger sorgfältig gebucht. Um aber zu wissen, ob die erzielten Gewinne für die notwendigen Privatentnahmen reichen, ist die saubere Verbuchung wichtig. Leichter ist es, hier Klarheit zu schaffen, wenn regelmäßig Geld für die Lebenshaltungskosten auf ein Privatkonto überwiesen wird und von dort alle privaten Kosten bestritten werden.

Vorläufiger Jahresabschluss:

ca. 3 - 5 Monate nach Stichtag

Wenn Sie Empfehlungen beachten, kann bereits wenige Monate nach Bilanzstichtag der Jahresabschluss erstellt werden – ggfs. vorläufig. Spätestens im Januar sollte der Jahresabschluss zum 30.06. des Vorjahres zur Verfügung stehen, bevor die nächste „Hauptsaison“ beginnt.

Zusammenarbeit mit Steuerberatung:

Viele Landwirtinnen und Landwirte wissen gar nicht, welche Auswertungen ihnen von der Steuerberatung zur Verfügung gestellt werden können. Die Steuerberater bieten sie oft nicht aktiv an, da Ihr Fokus auf den Steuererklärungen liegt

Daher ist es hilfreich zu wissen, was möglich ist. Im DLG Merkblatt aus 2015 DLG-Merkblatt 412: Nutzung der Buchhaltung zur optimalen Betriebsführung sind die Möglichkeiten für Datev dargestellt. Grundsätzlich sind ähnliche Auswertungen neben Datev auch aus LAND-DATA (Landwirtschaftlicher Buchführungsdienst e.V.) oder den Programmen der BBV-Buchstellen möglich und auch für gewerbliche Unternehmen aller Art. Die wichtigsten Auswertungen sind:

a. BWA, die sich ausschließlich auf das aktuelle Wirtschaftsjahr bezieht.
b. Kurzfristige Erfolgsrechnung (Aufbau wie GuV, mit prozentualem Anteil der Erlös- oder Aufwandspositionen am Gesamterlös oder Gesamtaufwand)
c. Vorjahresvergleich (Vergleich mit dem gleichen Zeitraum, auch für Quartale)
d. 3-Jahresübersicht (Vergleich mit Vorjahr und Vorvorjahr)
e. Kontenjournale, inkl. Auswertungen zu Entnahmen und Einlagen
Auch zum Zusammenspiel von Betrieb und Buchstelle oder Steuerbüro gibt das Merkblatt wertvolle Hinweise.
Link zum DLG-Merkblatt 412

Betriebswirtschaftliche Analyse und Kennzahlen

Für die betriebswirtschaftliche Analyse eines landwirtschaftlichen oder landwirtschaftsnahen Betriebs werden üblicherweise die letzten 3 Jahre betrachtet. Nur ein Jahr zu analysieren, ist angesichts der häufig starken Schwankungen in der Praxis nicht sinnvoll.
Die Analyse wird erleichtert durch einige bewährte Kennzahlen, nachfolgend sind die wichtigsten genannt. Diese beziehen sich alle auf das Gesamtunternehmen, nicht einzelne Betriebszweige. Um die Kennzahlen „griffiger“ zu bekommen, sind sie anhand von durchschnittlichen Verhältnisse in der Landwirtschaft dargestellt.

Begriffe

Im betrieblichen Alltag werden Begriffe wie Einnahmen, Ausgaben, Erträge, Aufwendungen oder Umsätze häufig synonym verwendet. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht beschreiben sie jedoch unterschiedliche Sachverhalte:

• Einzahlungen und Auszahlungen erfassen ausschließlich Geldbewegungen auf Kasse oder Bankkonto.
• Einnahmen und Ausgaben verändern das Geldvermögen eines Unternehmens und bilden die Grundlage der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
• Erträge und Aufwendungen erfassen den tatsächlichen wirtschaftlichen Erfolg einer Periode unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlung. Sie sind

Bestandteil der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und berücksichtigen beispielsweise auch Bestandsveränderungen, Abschreibungen oder Rückstellungen.

In der Landwirtschaft wird in der Regel ein Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erstellt. Im BMEL-Jahresabschluss werden dabei sowohl zahlungswirksame Vorgänge als auch erfolgswirksame Veränderungen dargestellt. Dadurch können sich Einnahmen und Erträge beziehungsweise Ausgaben und Aufwendungen unterscheiden.

Die wichtigsten betrieblichen Ertragsquellen sind:
• Umsatzerlöse (z. B. aus dem Verkauf von Produkten und Dienstleistungen)
• Bestandsveränderungen
• Sonstige betriebliche Erträge, insbesondere Direktzahlungen, Zuschüsse und Fördermittel

Den Erträgen stehen die betrieblichen Aufwendungen gegenüber. Dazu zählen beispielsweise Materialkosten, Personalaufwand, Pachtzahlungen, Fremdleistungen, Abschreibungen oder Zinsaufwendungen. Erst die Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen ermöglicht eine realistische Beurteilung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit eines Betriebes.

Link zu o.g. Rechenweg sowie ausführlichen Begriffsdefinitionen: BMEL-Statistik: Kennzahlen und Definitionen im Testbetriebsnetz

Tipp:

Wenn der Cashflow 3 für das ganze Kalenderjahr relativ knapp ist (unter 10% des Umsatzes), erstellen Sie in jedem Fall neben der Wirtschaftlichkeitsplanung auch eine Liquiditätsplanung. Auch bei Saisonbedingten Unterschieden bei Erlösen und Kosten ist dies sinnvoll.

Thuenen: Einkommensentwicklung im Ökolandbau

Analyse und Vergleich

Es gibt eine Fülle weiterer betriebswirtschaftlicher Kennzahlen, die genutzt werden können. Für den Anfang reichen diese genannten aus, ein einen landwirtschaftlichen Betrieb oder ein gewerbliches klein- und mittelständisches Unternehmen (KMU) gut zu analysieren.
Wichtiger als die Definition weiterer Kennzahlen ist es, durch korrekte Buchführung und aussagekräftige, zeitnahe Geldberichte und Jahresabschlüsse eine gute Datengrundlage für die Analyse zu haben.

Neben den Kennzahlen auf der Ebene des Gesamtunternehmens, die letztlich für alle Branchen ähnlich sind, haben sich in jeder Branche wichtige Kennzahlen und Kostenquoten zur Analyse und Steuerung von Betriebszweigen etabliert.

Hier ein paar Beispiele:

Noch aussagekräftiger wird die Analyse der betriebsindividuellen Zahlen durch den Vergleich mit ähnlichen Betrieben bzw. Branchenzahlen. Hier stehen z.B. folgende Zahlen zur Verfügung:

Ansprechpartner

Bei Fragen rund um betriebswirtschaftliche Kennzahlen, kann Ihnen ein Steuerberater oder eine landwirtschaftliche Buchstelle weiterhelfen.
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